托管虚拟事件的提示

Digital events are quickly becoming part of the ‘new normal’ we find ourselves in. Events such as the SCA’s Re:co Symposium & Expo, World Tea Expo, North American Tea Conference, Pack Expo, Sintercafé and even the SCTA Forum, have all gone or are going virtual for 2020 due to safety and travel concerns amid the ongoing pandemic. And we should expect to see the same for the majority of events being held for the rest of the year — and possibly even into early 2021.

那么，是什么使虚拟事件成为现实事物的值得替换？在我和我之间T＆CTJ编辑Vanessa Fafenda，我们仅在今年就参加了大量的虚拟活动，并在下面汇编了一些“ DOS和NOTS”，也就是说，根据我们的经验，有点“有效”。

做：

• 考虑预先录制和现场会议的组合：如果虚拟事件持续一整天（6小时以上）或几天的时间，并且有许多演讲者，请考虑预先录制一些演示文稿，并将其与现场Q＆A会议结合在一起。当活动让来自世界各地的演示者参与其中时，这会很好地奏效，因为它减少了演示过程中技术或连接性问题的可能性，并有助于保持活动准时（或尽可能靠近）。
• 吸引观众参与：实时民意调查和问卷是使观众完全参与活动的好方法，并允许与会者了解同龄人的想法或对主题的看法。三部分的AMI塑料和大流行虚拟论坛在小组讨论中进行了现场屏幕民意调查，并且效果很好 - 正在进行的世界咖啡生产商论坛网络研讨会也是如此。
• 持有问答：鼓励听众和演讲者尽可能多地参与。塑料和大流行论坛在每个发言人和小组讨论之后立即举行了问答环节，而Virtual Re：Co研讨会在演讲后的单独的虚拟室中提供了问答，这是一个效果很好深入的响应。
• 在长期计划中提供多样性：虽然对于较小的事件可能不可能，但对于那些确实需要几天甚至一周的人来说，最好纳入演讲/谈话是一个好主意。演讲者之间的讨论；聊天室和茶/咖啡派对；体验会议；或虚拟演示（特别适用于设备制造商）。例如，专伟德betvictor1946业咖啡协会（SCA）为与会者提供了在虚拟RE：CO COMPOSIUM之前订购家庭感官体验套件的机会，以便他们可以参加虚拟的感官演示。
• 鼓励茶/咖啡休息与体育赛事相同：已经证明，每小时左右从屏幕上短暂休息会减轻眼睛的疲劳，并有助于改善心理健康和注意力。虚拟活动的参加者在休息后的下一个活动的下一部分会感到更加清新，即使他们不能离开家！而且，我们绝对是正确的行业，可以鼓励健康和保湿。
• 记录会议：对于那些可能错过但最初为有时间冲突的人注册的人，提供特定的演讲或会议的播放将非常有用约克在美国东部时间的下午3:00时，日本是新月4:00 AM），对于那些想再次审查演示文稿的人。
• 技术问题计划：不幸的是，在某些情况下，这是不可避免的，因此必须考虑到这一点，并且必须制定应急计划。

不：

• 胜过虚拟平台：Detail is always great and if you’re going to digitise your physical events space, even better, but make sure navigation is clear and concise so nobody is left staring bewildered at their screen — it’s not as easy being unable to walk up to someone and ask them the way to go! Accessibility is key in this area.
• 安排太多演讲：有时，太多的信息可能是一件坏事。在这个大流行期间，我们肯定会体验到信息过载 - 您只需要为此而打开新闻。详细的演讲和演讲很棒，但在小曲目中（例如将演示文稿限制在一天中的大约四个，具体取决于每一个的长度），因此将它们散布出去将对您有利。此外，考虑到为期两天的3-4小时活动，而不是为期一日7小时的活动。
• 举行会议超过两个小时没有休息：与上述点类似，在两个小时的标记之后，集中注意力很可能会减弱（有这样的东西称为Zoom疲劳！），因此较短的会议可以更好地用于观众参与。

你有它！希望我们能够在不久的将来与彼此面对面，但是现在，快乐的虚拟托管！

• Alex Rivers，数字编辑，Bell Publishing。
  通过电子邮件保持联系：[电子邮件保护]
  推特：@tctradejournal或LinkedIn：茶水和咖啡贸易杂志。

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